Dlaczego małe i średnie firmy nie wykorzystują zmian rynkowych? Pułapka „bieżączki”

Po kilku intensywnych konsultacjach w ostatnim czasie zauważyłem pewną prawidłowość, która dotyka wiele małych i średnich firm. Mimo że z natury są bardziej „zwinne” i elastyczne niż korporacje, często mają ogromny problem z wykorzystaniem nagłych zmian rynkowych na swoją korzyść. Dlaczego?

Paradoks zwinności: AI jako soczewka problemu

Weźmy na przykład dynamiczny rozwój sztucznej inteligencji. AI oferuje narzędzia, które mogłyby zrewolucjonizować wiele aspektów działalności MŚP – od obsługi klienta, przez optymalizację procesów, po generowanie treści. Jednak aby wykorzystać AI efektywnie, na przykład do tworzenia szybkich odpowiedzi na pytania dotyczące procesów w firmie, potrzebne jest stworzenie tzw. „Single Source of Truth” – czyli ujednoliconej, uporządkowanej bazy wiedzy.

I tutaj pojawia się problem. Aby stworzyć taką bazę, procesy w firmie muszą być najpierw w jakiś sposób usystematyzowane. Nawet jeśli działają one w powtarzalny sposób, ktoś musi poświęcić czas na zebranie tych instrukcji w formie tekstowej. To wymaga zasobów – czasu pracownika. Następnie trzeba je odpowiednio opracować, żeby AI mogło z nich w prosty sposób korzystać. To znów wymaga sprawdzenia i poświęcenia czasu. Później dochodzi przygotowanie odpowiednich promptów, spięcie tej bazy wiedzy z systemami… Czas, czas i jeszcze raz czas.

Pułapka „bieżączki”: Niskie marże i operacyjne obciążenie

Ten problem z czasem nie jest przypadkowy. Wiele małych i średnich biznesów działa na zbyt niskich marżach. To z kolei powoduje, że pracownicy są maksymalnie dociążeni zadaniami operacyjnymi, które bezpośrednio powiązane są z generowaniem przychodu. Każda minuta ich pracy musi przekładać się na konkretny, mierzalny zysk.

Odjęcie z tej części jakiejś osoby, nawet na krótki okres, by zajęła się projektem rozwojowym (jak wdrożenie AI), powoduje rozłożenie jeszcze większego ciężaru na pozostałych członków zespołu. To z kolei przekłada się co najmniej na frustrację, a co gorsza na ryzyko „niedowożenia” jakości po stronie klienta. W efekcie, innowacje i strategiczne projekty są odkładane na „kiedyś”, bo „nie ma na to czasu”.

Jak wyjść z błędnego koła? Strategie realokacji zasobów

Opcji „trzeba się przemęczyć” nie będę dalej opisywał – to ślepa uliczka prowadząca do wypalenia i stagnacji. Co zatem zrobić w sytuacji, gdy budżet jest ograniczony, a zespół dociążony?

Jeśli firma ma odpowiedni budżet, może zatrudnić zewnętrznego konsultanta lub agencję do takiego wdrożenia. Jednak, jak pokazuje praktyka, póki co ten wariant wybiera zdecydowana mniejszość MŚP, głównie ze względu na koszty.

Pozostaje zatem zastanowienie się, czy jest jakiś zakres zadań, który można odpuścić lub całkowicie wyeliminować jako nieefektywny. Może w Twojej firmie część pracowników „biega z pustymi taczkami” – wykonuje zadania, które nie przekładają się bezpośrednio na wartość dla klienta lub przychód, a jedynie pochłaniają czas i energię?

Ten element naturalnie będzie powodował niepokój. Dlaczego? Ponieważ zwykle w tej sytuacji pojawia się lęk związany z tym, czy nie zawalimy jakiegoś istotnego elementu działań naszej firmy (nawet jeśli czujemy/wiemy, że to zadanie nie jest priorytetowe). Przełamanie tego lęku wymaga odwagi i strategicznego myślenia.

Marże a innowacje: Klucz do przyszłości

Czy zatem najbardziej efektywny model zarządzania to ten, w którym każdy pracownik jest obłożony zadaniami w 100%? A może kluczem jest zapewnienie w biznesie marż na takim poziomie, by móc podzielić zespół na pracowników odpowiedzialnych za stałe procesowanie działań operacyjnych oraz na tych, którzy będą pracować projektowo (od wdrożenia, do kolejnego wdrożenia)?

To pytanie prowadzi nas do szerszej refleksji nad poziomem adaptacji AI w polskim biznesie. Czy to właśnie trudności w wyjściu z „bieżączki” są powodem, dla którego adopcja AI w Polsce jest na tak niskim poziomie (jednym z najniższych w UE)?

Pozostawiam te pytania bez jednoznacznej odpowiedzi. Wierzę jednak, że zrozumienie mechanizmów „bieżączki” i jej wpływu na zdolność do innowacji jest pierwszym krokiem do zbudowania firmy, która nie tylko przetrwa, ale i rozkwitnie w dynamicznie zmieniającym się świecie.